Klient:
Organizacja świadcząca usługi profesjonalne
Przemysł:
Usługi B2B
Zakres:
Zautomatyzowane ręczne przetwarzanie dokumentów
Zespół back-office firmy codziennie obsługiwał tysiące złożonych dokumentów, umów i pism urzędowych. Większość z nich przychodziła w postaci nieustrukturyzowanych wiadomości e-mail z załącznikami. Każdą wiadomość należało ręcznie otworzyć, przeczytać, zinterpretować i ponownie wprowadzić do wewnętrznego systemu CRM. Przetworzenie każdej sprawy trwało ponad 20 minut. Błędna data, kwota lub szczegóły umowy niosły ze sobą realne konsekwencje – kary finansowe, przegrane sprawy, spory prawne.
Kierownictwu brakowało wglądu w to:
- Ile czasu marnowano na ręczne wprowadzanie danych
- Gdzie występowały błędy i ile kosztowały
- Czy zespół mógłby się rozwijać bez ciągłego zatrudniania
Zautomatyzuj przetwarzanie przychodzących wiadomości e-mail i dokumentów, wyeliminuj błędy związane z ręcznym wprowadzaniem danych i zapewnij firmie możliwość skalowania bez konieczności zwiększania liczby pracowników.
Zamiast polegać na tradycyjnych narzędziach do przetwarzania dokumentów, które wymagały sztywnych szablonów, stworzyliśmy system oparty na sztucznej inteligencji, który odczytuje i rozumie dokumenty tak, jak zrobiłby to człowiek, niezależnie od formatu, układu lub nadawcy.
Stamtąd:
Zintegrowaliśmy system AI bezpośrednio z zewnętrznym API i firmowymi skrzynkami e-mail
Zbudowaliśmy system, który odczytuje i interpretuje dokumenty tak, jak zrobiłby to człowiek, niezależnie od formatu lub układu
Zautomatyzowaliśmy wyodrębnianie kluczowych danych z wiadomości e-mail, umów i załączników
Wyeliminowaliśmy konieczność ręcznego wprowadzania danych dzięki bezpośredniemu połączeniu systemu AI z wewnętrznym systemem ERP
Zautomatyzowaliśmy procesy biznesowe, wcześniej obsługiwane ręcznie, uruchamiane bezpośrednio na podstawie danych z przychodzących dokumentów
Czas przetwarzania sprawy skrócił się z ponad 20 minut do kilku sekund, dzięki czemu zespół zaplecza mógł skupić się na skomplikowanych przypadkach wymagających ludzkiej oceny.
- 80% skrócenia czasu ręcznego przetwarzania dokumentów
- 95% eliminacji błędów wprowadzania danych
- Czas przetwarzania każdej sprawy skrócony z 20 minut do sekund
- Firma gotowa do skalowania bez zwiększania liczby pracowników
